La réussite d’une entreprise est liée à sa maîtrise de l’information

Pour de plus en plus d’entreprises, la gestion proactive des archives physiques devient un élément primordial pour reprendre le contrôle de leur information. Le temps consacré à la recherche de documents, sans garantie de résultat fiable, représente un coût important, tant financier qu’humain, et nuit à la qualité de service et au développement des entreprises.

Dématerialiser ses archives

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Evaluer son existant documentaire

Sécuriser et valoriser son information, c’est évaluer son existant documentaire. La numérisation des archives est une étape indispensable pour les sociétés ou collectivités qui veulent donner une plus-value à leurs documents, en permettant la diffusion et la valorisation de l’information papier.

Redonner accès à l'information

Une fois numérisés et classés, l’ensemble des informations contenues dans les documents seront facilement accessibles. Les documents et leur contenu reprennent ainsi vie au sein de l’entreprise et offrent une base de connaissance et de partage qui va activement contribuer à l’efficacité de l’entreprise.

Dématérialiser ses archives

Des bénéfices concrets et mesurables

Réduire les coûts de stockage, d’impression.

Pérenniser et sécuriser les documents.

Optimiser les délais de classement et de recherche.

Partager l’information

Une prestation complète

Nous numérisons plus d'1 million de pages chaque année

SOLUDOC numérise vos documents volumineux, dossiers clients, RH, comptabilité, mais également votre courrier quotidien pour une mise à disposition immédiate. Nous réalisons également la transformation numérique de vos archives patrimoniales, plan, cadastre, registre, dans nos locaux sécurisés. Afin d’optimiser votre archivage, un audit préalable est effectué par nos experts sur la démarche la plus adaptée à vos besoins dans la gestion et la numérisation de votre fond documentaire.

  • Numérisation dans vos locaux pour documents d’un très haut niveau de confidentialité

  • Partage des documents via notre plateforme web sécurisé avec un accès 24/24h dans le monde entier. (Application mobile disponible)

  • Indexation optimisée pour un classement et des recherches facilités.

  • Intégration dans votre système d’information avec les données de classement choisies

  • Site de production sécurisé et respectant les recommandations de la norme NF Z42-013, garantie de traçabilité et confidentialité.

  • Enlèvement régulier ou quotidien pour un gain de place dans votre espace de travail

La Numérisation by Soludoc

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Valoriser son fond documentaire

Notre chaine de numérisation

De manière à traiter ces besoins, SOLUDOC dispose d’une chaine de production de dématérialisation adaptée à tout type de documents papiers. Chaque projet de dématérialisation conduit à la mise en œuvre de diverses étapes organisationnelles, techniques et fonctionnelles, respectant les processus normatifs.

Réception

Préparation des documents

Inventaire

Enlèvement sur site des archives physiques

Traitement

Numérisation et traitement des images

Indexation

Traitements / Mises en forme

Consultation

Mises à disposition des documents produits

Restitution

Restitution sur site des documents originaux

Cadre normatif

Un processus conforme AFNOR et eFutura

Notre chaine est établie selon les degrés de conformité de la norme NF Z42-013*, concernant les systèmes d’archivage. Ses processus de capture documentaire ont été validés par eFutura (Association professionnelle de l’information et du document numérique en France) comme garantissant la conformité avec ce cadre normatif visé.

*« Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes. » AFNOR, mars 2009.

Les éléments de cette norme fournissent un cadre technique permettant d’assurer à la capture des documents dématérialisés :

  • Intégrité (suppose que le document ne pourra subir aucune destruction ni modification volontaire ou malveillante durant sa période de conservation)

  • Fidélité (interprétée comme la faculté pour celui-ci de reconstituer toute l’information auquel le document d’origine était destiné).

  • Pérennité (garantie que le système peut restituer de façon intelligible un document électronique tout au long de sa période de conservation).

De part ce respect normatif, SOLUDOC est en mesure de pouvoir intégrer ses procédés de capture de documents papiers au sein et en amont d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) à valeur probatoire.

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

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